Een werkgever wil zijn werknemers verplichten om minimaal 40% van hun werktijd op kantoor aanwezig te zijn. De ondernemingsraad (OR) stemt niet in met dit nieuwe beleid. De werkgever stapt daarop naar de rechter om vervangende toestemming te vragen voor de invoering van het beleid. De rechter vindt het niet onredelijk om medewerkers te verplichten om 40% van hun werktijd op kantoor te zijn.

Verplicht op kantoor

De werkgever hanteert tot 2020 een beleid waarbij werknemers volledig op kantoor werken. Door de coronamaatregelen in 2020 moeten werknemers noodgedwongen thuiswerken. Na de pandemie start de werkgever in februari 2022 een pilot voor hybride werken, waarbij werknemers worden aangemoedigd om een deel van hun werktijd op kantoor door te brengen. Sinds 1 juli 2023 geldt een beleid dat werknemers aanmoedigt om ten minste 40% van hun werktijd op kantoor te zijn. Uit metingen blijkt echter dat over een periode van een jaar (derde kwartaal 2024 tot en met derde kwartaal 2025) slechts 27% van de werknemers deze aanbeveling opvolgt. Dit is voor de werkgever aanleiding om het beleid aan te passen naar een verplichting.

Redelijke balans 

De werkgever stelt dat het verplichte beleid een redelijke balans biedt tussen kantoor- en thuiswerken. Het bevordert de bedrijfscultuur, onderlinge verbinding, opleiding en ontwikkeling, en effectieve samenwerking tussen teams. Omdat de vrijblijvende regeling niet werkt, is verplichte aanwezigheid een redelijk middel. De werkgever heeft het oorspronkelijke voorstel van 50-60% verplichte aanwezigheid al verlaagd naar 40% en een overgangsperiode van zes maanden ingesteld, inclusief een hardheidsclausule voor werknemers die in problemen komen. Ook wijst de werkgever op zijn beleidsvrijheid en instructierecht.

De OR vreest grote nadelen voor werknemers, zoals extra reistijd en -kosten, negatieve impact op zorgtaken en gezondheid. Een enquête onder werknemers toont aan dat 87,1% tevreden is met het huidige vrijblijvende beleid. Ook is de OR kritisch over de controle op aanwezigheid via netwerkgegevens, wat zij ziet als disproportioneel.

Redelijk belang 

De rechter oordeelt dat de werkgever een redelijk belang heeft bij de verplichting om werknemers ten minste 40% van hun werktijd op kantoor te laten komen. Het is aannemelijk dat fysiek contact op kantoor bijdraagt aan onderlinge verbinding, opleiding, ontwikkeling en effectieve samenwerking. Omdat aanmoediging tot nu toe niet heeft gewerkt, is verplichte aanwezigheid een redelijk middel. De rechter weegt mee dat de werkgever beleidsvrijheid heeft en dat werknemers redelijke aanwijzingen moeten opvolgen.

De rechter stelt vast dat de werkgever voldoende oog heeft gehad voor de nadelen voor individuele werknemers door aanpassingen te doen, zoals de verlaging van het percentage en de invoering van een overgangsperiode en een hardheidsclausule. Wel moet de werkgever zorgen voor voldoende werkplekken. De rechter concludeert dat de OR in redelijkheid zijn instemming niet kon weigeren. De werkgever krijgt daarom vervangende toestemming om de beleidswijziging door te voeren.